Organiser une manifestation

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Nom de la manifestation*
Date de début*
Jour
Mois
Année
Date de fin*
Jour
Mois
Année
Nature de la manifestation*
- Sportive
- Culturelle
- Festive
- Commerciale
- Autre
Si autre, précisez*

Identité de l'organisateur
Dénomination de la personne morale*
Identité du représentant légal*
Prénom Nom Fonction
Adresse du siège social*
Adresse postale Ville Code postal
Téléphone
E-mail*
Personne déléguée au suivi de la manifestation
Identité*
Prénom Nom
Adresse*
Adresse postale Ville Code postal
Téléphone*
E-mail*

Informations générales
Lieu*
En cas de changement de destination exigeant une étude par la commission de sécurité, fournir : nature de l’activité dans le local, effectif attendu, plan des aménagements intérieurs et extérieurs, descriptif des matériaux utilisés. Le dossier doit être présenté 15 jours avant la manifestation à la commission de sécurité.
La manifestation a lieu*
- en plein air
- en salle
- en salle et en plein air
Descriptif de la manifestation*
Par exemple, ces informations peuvent aider à la rédaction d’un article dans le magazine municipal En Flèche ou sur le site internet et les réseaux sociaux de la Ville.
Tarif(s) de l'entrée*
Heure d'ouverture de l'équipement*

Heures :

Minutes
Heure de début de la manifestation*

Heures :

Minutes
Heure de remise des récompenses

Heures :

Minutes
Heure de fermeture de l'équipement*

Heures :

Minutes
Public attendu
Type du public
- Compétiteurs
- Spectateurs
- Loisirs
- Autre
Si autre, précisez

Assurance
Compagnie*
Numéro de police*
Fournir une copie de votre attestation d'assurance*
Photo ou fichier PDF de votre attestation
Taille max. des fichiers : 5 MB.

Demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boisson
3e catégorie : boissons fermentées non distillées (vin, bière, cidre, poiré, hydromel) auxquelles sont joints les vins doux naturels bénéficiant du régime fiscal des vins, ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou les légumes fermentés comportant de 1,2° à 3° d’alcool.
Une demande doit être établie à l’occasion de chaque manifestation.
Le nombre d’autorisations, par association, ne peut dépasser 5 dans l’année civile.
Les groupements sportifs agréés peuvent bénéficier de 10 dérogations annuelles pour des buvettes de 3e catégorie dans une enceinte sportive d’une durée de 48h maximum chacune.
Délais à respecter : 3 mois avant la manifestation.
Demander l'ouverture temporaire d'un débit de boissons*
- Oui
- Non
Envoyer votre demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons*
Préciser obligatoirement le nom du demandeur, son adresse, le nom du responsable à contacter, son numéro de téléphone, le lieu d’établissement de la buvette, date(s) et horaires d’ouverture et de fermeture du débit de boisson. La date de la demande et la signature. Photo possible de la demande écrite.
Taille max. des fichiers : 3 MB.

Demande d'aménagement de la voie publique
Exemple : stationnement, circulation…
Besoin d'un aménagement de la voie publique*
- Oui
- Non
Formulez votre demande*
Identité du demandeur*
Prénom Nom
Adresse*
Adresse postale Ville Code postal
Identité du responsable à contacter*
Prénom Nom
Téléphone*
Pièce à joindre
Un schéma présentant les installations provisoires. Un itinéraires précis pour les manifestations qui comprennent un parcours.
Taille max. des fichiers : 5 MB.

Sécurité de l'évènement
Lorsque l’effectif dépasse 300 personnes, un SSIAP (Service de sécurité incendie et d’assistance à personnes) sera mis à disposition par la ville de La Flèche.
Identité du coordinateur de la manifestation*
Prénom Nom Fonction
Téléphone portable*
E-mail*
Estimation du nombre de bénévoles*
Estimation du nombre de participants*
Estimation du nombre de spectateurs*
Précisions sur l'affluence
Enfants…
Identité du responsable sécurité*
Prénom Nom
Téléphone portable*
E-mail*
Nombre de personnes chargées de la sécurité et fonctions, missions*
Déroulement de la manifestation
Merci de préciser les différents temps forts de l’évènement, par ordre chronologique et en précisant les horaires.
Merci de joindre un plan lisible et précis du parcours de la manifestation, où doivent figurer :
- l’emplacement des plots béton ou d’un autre dispositif bloquant l’accès du site de la manifestation aux véhicules, ainsi que l’emplacement des véhicules anti-intrusion
- l’emplacement des points de filtrage pour l’accès au site
- les emplacements susceptibles d’être interdits au stationnement par arrêté municipal
Plan de la sécurisation
Taille max. des fichiers : 5 MB.
Si l’évènement rassemble plus de 1500 personnes au total, un dispositif prévisionnel de secours doit être prévu par la mobilisation d’associations agréées de sécurité civile.
Date d'ouverture du poste de secours
Jour
Mois
Année
Date de fermeture du poste de secours
Jour
Mois
Année
Nature du poste de secours
Lieu du poste de secours
Heure d'ouverture du poste de secours

Heures :

Minutes
Heure de fermeture du poste de secours

Heures :

Minutes
Nombre de médecins et/ou secouristes
Médecins référents
NOM, Prénom, téléphone portable
Dispositif de sécurité complémentaire

Communication
L’organisateur doit obligatoirement informer riverains et commerçants par ses propres moyens à propos de sa manifestation, notamment si elle a des incidences sur la circulation et le stationnement.
- Présence dans le magazine municipal En Flèche
- Apparition sur le site internet de la Ville
- Autres
Si autres, précisez
Sonorisation
Précisez vos besoins et le lieu.
Partenariat
En contrepartie des aides allouées pour la manifestation, la mairie de La Flèche se réserve le droit d’installer du matériel de promotion à l’image de la ville. Ce matériel sera mis en place le temps de la manifestation, en concertation avec l’organisateur.
Divers
Pour toute précision utile.
Validation*
- Je certifie sur l’honneur que toutes les informations données sont exactes
RGPD*
Les informations contenues sur ce formulaire, qui doit être complété et remis à la commune de La Flèche, sont nécessaires pour permettre de répondre à votre demande. Leur traitement a pour finalité : l’organisation d’une manifestation (mise à disposition temporaire de matériels appartenant à la commune, demande d’autorisation d’ouverture temporaire d’un débit de boissons, demande d’aménagement de la voie publique). Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement. Elles ne seront conservées que la durée nécessaire à atteindre cette finalité. Ces données sont destinées uniquement aux services habilités à les traiter et ne seront en aucun cas transmises à des tiers. Conformément à la réglementation en vigueur (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, dite « Informatique et libertés » modifiée et Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016, dit Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD), pour tous renseignements concernant ces données et leur traitement ou pour exercer les droits qui vous sont reconnus par la réglementation en vigueur (accès aux données, rectification-portabilité ou suppression de données – limitation ou opposition aux traitements de données), vous pouvez prendre contact avec le responsable du traitement de ces données (Maire de la commune) à l’adresse suivante : rgpd@ville-lafleche.fr et/ou le délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo@sarthe.fr. Un justificatif d’identité vous sera alors demandé. Vous pouvez également, si vous le jugez nécessaire, prendre contact avec l’autorité de contrôle compétente à l’adresse suivante : contact@cnil.fr
J’accepte la politique de confidentialité.
Nombre

Dossier d’organisation d’une manifestation

Étape 1 sur 9

Identité de l'organisateur

Personne déléguée au suivi de la manifestation

Informations générales

Assurance

Demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boisson

Demande d'aménagement de la voie publique

Demande de matériel

Sécurité de l'évènement

Partenariat